چگونه یک قرارداد طراحی شود تا بتواند به شما در مدیریت مشتریان وب سایت تان کمک کند

طراحی سایت
چگونه یک قرارداد طراحی شود تا بتواند به شما در مدیریت مشتریان وب سایت تان کمک کند
  • 17 بهمن 1398
  • 2542
  • 2

در این مقاله کلیدهایی برای دستیابی به روابط سالم تر و رضایتمندانه تر با مشتریان وجود دارد.

روابط خوب مشتریان سرشار از  داستان های هیجان انگیز، روابط دوستانه و مواردی از این قبیل می باشد. اما روابط بد مشتریان دردسرها و استرس هایی را به میان می آورد. شما این نوع از مشکلات را می شناسید. مشتریانی که مدت ها طول می کشد تا پرداخت هایی داشته باشند و یا هرگز پرداخت نمی کنند، نیازهای غیر معقولی داشته و اصلاحات بی نهایتی را انتظار دارند و یا سعی می نمایند تا حوزه پروژه را بسط دهند.

خوشبختانه، یک قرارداد خوب طراحی وب سایت می تواند حتی مشکل ساز ترین مشتریان را برای ارتباط برقرار کردن ساده سازد. برای بیشتر بخش ها، این موارد تماما در ارتباط با مشخص کردن انتظارات صحیح و همراه شدن با آن ها می باشد. بیایید در این مقاله چگونگی این امر را دریابیم.

 

همه چیز را روی کاغذ بیاورید.

اول و بیشتر از همه، شما باید همه چیز را روی کاغذ بیاورید. بله، شاید انجام دادن کارهای تان با نوشتن ایده هایی، کار سرگرم کننده ای نباشد، اما بسیار جالب تر از این است که زمان خود را هدر داده و مشتری خود را از دست بدهید.

یک قرارداد به خوبی نوشته شده هم از شما و هم از مشتریان تان در جایی که مخالفت ها و اختلاف نظرها و یا مشکلات جدی وجود دارد، محافظت می نماید. این مورد هم چنین همه چیز را روی کاغذ می آورد تا هر دو طرف بتوانند همه چیز را بررسی کنند و اطمینان به دست بیاورند که چه چیزی برای آن ها از همه مهم تر است و باید درک شده و مورد توافق قرار بگیرد. ما نمی خواهیم در این جا به شما توصیه های قانونی بکنیم، اما می خواهیم تا موارد بسیار سطح بالایی را در این زمینه پوشش دهیم و بگوییم که چرا این موارد بسیار اهمیت دارند.

توصیه برتر: هیچ گاه دوباره مواردی را اختراع نکنید. یک نمونه قراردادی را بیابید و شخصی سازی نمایید تا همه چیز ساده شود.

در این جا مواردی وجود دارد که باید قبل از شروع پروژه (که در این اینجا پروژه طراحی سایت مد نظرمان است) مورد ملاحظه قرار دهید:

زمان بندی و نقاط برجسته: مشخص کنید که چقدر یک پروژه طراحی سایت به طول می انجامد و چه زمانی عوامل مشخصی باید مورد توجه قرار بگیرند. اگر مورد خاصی موجود دارد، اطمینان حاصل کنید که آن را در قرارداد نیز بیان می نمایید.

حوزه پروژه: به طور واضحی کاری که می کنید را با جزئیات توضیح دهید، از این رو زمانی که مشتری سعی دارد تا حوزه پروژه طراحی سایت را بسط دهد، همه چیز واضح و مبرهن است.

جبران خسارات: درباره کاری که بر عهده دارید و زمان هایی که باید پرداخت ها انجام شوند، همه چیز را مشخص و آشکار نمایید.

جریمه های دیرکرد پرداخت: قبل از این که این مورد اتفاق بی افتد، جلوی آن را با مشخص کردن عواقب ناشی از دیر پرداخت کردن، بگیرید.

شرایط برای افزودن موارد جدید: اگر با بسط دادن حوزه پروژه طراحی وب سایت موافق می باشید، مشخص کنید که چه اتفاقی افتاده است، مانند چقدر ارزیابی و بررسی نیاز خواهید داشت، چگونه اصلاحات و بازبینی های را در جدول زمانی خود اداره می کنید و خسارات عدم رعایت این موارد به چه ترتیب می باشد را نیز عنوان نمایید.

شرایط احتمالی برای اتفاقات پیش بینی نشده: دست اندازه ها و موانع سر راه اتفاق می افتند، از این رو پیشاپیش برای تغییرات احتمالی برنامه ریزی هایی داشته باشید.

نگهداری: مشخص کنید که چگونه تغییرات کوچک و بروزرسانی ها را زمانی که در پروژه طراحی سایت دریافت شد، اداره می کنید، مانند مسئولیت هایی که بر عهده خواهید داشت و مواردی از این قبیل.

ساعات کاری شما: اجازه دهید مشتریان سایت تان بدانند که چه زمانی باید از شما انتظار داشته باشند که در حال کار کردن روی پروژه طراحی وب سایت شان باشید و چه زمانی برای ارتباط برقرار کردن با شما مناسب می باشد.

 

تعدادی از این موارد نیاز به توضیح بیشتر دارد، از این رو بیایید عمیق تر به برخی از این موارد بپردازیم:

 

حوزه پروژه طراحی وب سایت.

این بخش از قرارداد باید دقیقا هر آن چه که برای مشتریان خود انجام می دهید را با جزئیات توضیح دهد. این مورد می تواند خیلی وسیع و گسترده باشد، اما یک مثالی در این جا وجود دارد که بر اساس مشتری است که نیاز به یک وب سایت رستوران دارد:

-تمامی صفحه های (یا ویژگی ها و امکانات) وب سایت: صفحه ورودی، صفحه درباره ما، صفحه تماس با ما، صفحه منو.

-نسخه های اضافه و بیشتر برای ابزارها: تبلت ها، تلفن ها و غیره.

-تعداد اصلاحات و تغییرات منطقی و قابل قبول: دقت کنید که اضافه کردن مواردی به پروژه نیاز به گسترده شدن قرارداد دارد و باید قوانین و مقررات مربوط به این موارد افزوده شده را مورد ملاحظه قرار دهید.

-کار طراحی گرافیکی/ بصری: لوگوها، آیکون ها و گرافیک ها.

-چگونه طراحی ها به یک وب سایت عملکردی تبدیل می شوند- البته اگر شما روی نمونه هایی کار می کنید (اما ما همیشه نمونه سازی هایی را پیشنهاد می نماییم).

-هاست و میزبانی: چگونه وب سایت به صورت آنلاین در می آید. آیا آن ها انتظار دارند که شما این امر را برای آن ها انجام دهید؟

-نگه داری: در صورتی که امکان پذیر است.

 

زمانی که حوزه پروژه طراحی سایت را مشخص می کنید، همه چیز باید واضح و روشن باشد- هم برای شما و هم برای مشتریان. تمامی این موارد در ارتباط با مدیریت کردن انتظارات مشتریان است.

 

جدول زمانی و نقاط برجسته و نقاط عطف پیشنهادی.

دقیقا با جزئیات بیان کنید که چقدر پروژه طراحی سایت مذکور به طول می انجامد و نقاط عطف و برجسته در طول پروسه را معین نمایید. این مورد شفافیت را به قرارداد تان می افزاید و به مشتری مواردی را ارائه می دهد تا مطابق با آن پیش روید و هم چنین به شما کمک می کند تا سازماندهی شده و با انگیزه بمانید.

با خودتان زمانی که یک تاریخی را مشخص می کنید، صادق باشید. خیلی آسان می باشد تا مشتریان خود را توسط این قرارداد سفت و محکم راضی نگه داشته و نگرانی های شان را برطرف کنید و تاریخ ها تحویل پروژه را رعایت نمایید. تنها به یاد داشته باشید که شما به یک زندگی خارج از کار نیز نیاز دارید و قانون murphy را فراموش نکنید: هر چیزی می تواند اشتباه پیش رود، هر چیزی می تواند اشتباه باشد.

بسیار ارزشمند است که به یاد داشته باشید که شما در این معامله و قرارداد، متخصص و حرفه ای می باشید. شما می دانید که چقدر طول می کشد تا یک طراحی سایت کامل ساخته شود- مشتریان شما احتمالا این موارد نمی دانند.

از این رو زمانی را صرف حدسیات و فرضیات خود کنید. این مورد باعث می شود تا خجالت زده نشوید و قطعا به مشتری شما نیز کمک می کند تا انتظارات واقعی شان ساخته شود.

نکته: این مورد یک فرصتی را برای شما مهیا نمی کند تا قیمت بسیار کم و تعهدات بسیاری بالایی را برای روی دست زدن طراحان وب سایت دیگر به مشتریان خود ارائه دهید. عدم راستی و درستی، شما را به سمت درگیری ها و خصومت هایی سوق می دهد که برای شما به عنوان یک طراح وب سایت، اصلا مورد خوبی نیست.

 

برنامه ریزی پرداخت و جریمه های دیرکرد.

قبل از این که ارزش این موارد را بدانم و شروع به استفاده از قرارداده ها و مشخص کردن خسارات ها و جریمه هایی برای دیرکرد پرداختی ها نمایم، ماه های بسیاری طول می کشید تا مشتریان به من پرداخت هایی داشته باشند- علی رغم این که هر دو هفته یک بار فاکتور جدیدی را برای آن ها ارسال می کردم. برای جلوگیری از این مورد، همیشه قوانین و مقررات پرداخت را با جزئیات بیان نمایید: چه مقداری، چه زمانی و چگونه باید به شما پرداخت شود.

ابتدا، شما باید چگونگی صورتحساب و تهیه فاکتور را برای آن ها (یعنی مشتریان وب سایت خود) انتخاب کنید. شما گزینه های اندکی در این میان دارید:

  •       ساعتی: این مورد برای کارهای طراحی کوتاه مدت و کمیاب بسیار ایده آل است. حتی اگر شما دریافت هزینه ثابتی را انتخاب نکنید، بسیار ساده است که درآمد خود را بر اساس ساعتی بنا نمایید.
  •       ثابت هفته ای: شما یک میزان ثابت را بر اساس شمار ساعت هایی که می توانید در هر هفته کار کنید را مشخص می نمایید که مجموعه دستمزد ساعتی شما به صورت هفتگی محسوب می شود. اما این را به یاد داشته باشید که در این روش دستمزدی، باید مراقب از دادن زمان خود باشید.
  •       دریافت حقوق ثابت در هر مرحله برجسته از پروژه و یا ارائه پروژه طراحی سایت به صورت کلی: شما برای انجام و تکمیل بخشی از پروژه هزینه هایی را دریافت می کنید، حال این مبلغ می تواند مجموعه از دستمزد ساعتی و یا دستمزد استاندارد در حوزه فعالیت تان باشد. مشتریان اغلب این مورد را ترجیح می دهند، زیرا متناسب با بودجه شان می باشد.

 

فراموش نکنید که مشخص نمایید که شما می خواهید چگونه این دستمزد به شما پرداخت شود، حال به صورت چک، PAYPAL، VENMO و یا کارت هدیه STARBUCKS باشد فرقی ندارد. به یاد داشته باشید که برخی روش های پرداختی برای دریافت کننده پول (یعنی شما) هزینه هایی را در بر دارد، از این رو از مشتریان وب سایت خود بخواهید تا از گزینه هایی با قیمت و هزینه کمتر استفاده کنند (مانند نوشتن حواله، چک، PAYPAL بدون یک کارت اعتباری) یا می توانید هزینه اعلام شده برای پروژه طراحی سایت را با توجه به این میزان اضافه برای انتقال وجه در نظر بگیرید.

 

شما نیاز به یک نگهدارنده دارید.

یک نگه دارنده فقط یک پیش پرداخت غیر قابل بازگشت است. این امر زمان صرف شده را محفوظ نگاه می دارد و به شما کمک می کند تا هر هزینه غیر قابل بازگشت که ممکن است روی دهد را تحت پوش قرار دهید، مانند اسناد طراحی. این امر هم چنین زمانی که مشتریان ذهنیت و تصمیم خود را تغییر می دهند یا ناپدید می شوند و یا از پرداخت کردن هزینه به شما سرباز می زنند، بسیار به شما  کمک می کند. این مورد برای پروژه هایی با درآمد ثابت بسیار رایج است.

 

خسارات و جریمه های دیرکرد پرداخت.

مشخص کردن تاریخ های مقرر و جریمه های دیرکرد بهترین راه برای اطمینان یافتن از دریافت سر وقت پول تان می باشد. من معمولا این دو شرایط پرداخت را به قراردادهای خود اضافه می کنم:

پرداخت باید در عرض 14 روز از زمان صورتحساب انجام شود.

برای هر هفته که از تاریخ مقرر می گذرد،  10 درصد به مبلغ مورد نظر افزوده می شود (و یا بیشتر، که حداکثر 50 درصد است).

این مقررات اغلب باعث می شود تا مشتریان در عرض دو روز بعد از دریافت فاکتور، اقدام به خرید کنند- و حتی گاهی بلافاصله به پرداخت کردن بپردازند.

اگر این روش ها برای شما کاربرد نداشت، ممکن است مجبور شوید شکایت نمایید. اما گزینه گران، استرس زا و غیر قابل اعتمادی است. خوشبختانه، مشخص کردن جریمه های دیرکرد پرداخت در قرارداد به شما راهی را ارائه می کند تا از دعوی قضایی به این ترتیب دوری گزنید که در صورت پرداخت کردن سر وقت مبالغ اعلام شده، هزینه دیرکرد از بین می رود.

نکته: تنها به این دلیل که اشخاصی در پرداخت کردن به شما سرعت کمتری دارند، به این معنا نیست که دشمن شما می باشند. آن ها ممکن است فراموش کار و یا تحت فشار مالی باشند. سعی کنید تا مودب بوده و با یادآوری های محترمانه با آن ها در وهله اول برخورد کنید و سپس در صورتی که واقعا نیاز است از خود دفاع نمایید.

 

مقررات و شرایط برای کارهای اضافه.

همان طور که پروژه ساخت سایت وردپرس آغاز شده و پیش می رود، شما و مشتریان تان ممکن است نیازهایی را کشف کنید که در قرارداد نوشته نشده است. خیلی اتفاق بزرگی نیست.

تنها تخمین بزنید که چه مدت زمانی طول می کشد تا انجام شود و برای آن ها قیمت پیشنهادی را ارائه کنید. اگر آن ها قبول کردند، یک ضمیمه را به قرارداد اضافه کنید و شروع به کار کردن کنید. اگر مشتریان شما این هزینه های اضافی را متقبل نمی شوند، به طور مودبانه به آن ها یادآوری کنید که حوزه پروژه اصلی که هر دو طرف توافق کرده اید، به چه صورت بوده است. اگر این مورد نیز به شما کمک نکرد، تنها باید تخفیفی را ارائه کنید تا شرایط آرام تر شود. تنها هر کاری از دست تان بر می آید انجام دهید تا مشتری تان خوشحال و راضی باشد- بعد از تمامی این موارد، این را به یاد داشته باشید که گسترده کردن کار کنونی شما آسان تر از یافتن کار جدید است.

مذاکره کردن برای هزینه کارهای اضافه در شروع هر پروژه می تواند بسیار کمک کننده باشد. تنها باید نسبت به تغییرات و اصلاحات انجام شده، واضح و روشن عمل کنید. به این ترتیب، تصور ذهنی از کاری که می خواهید انجام دهید، کافی نمی باشد.

 

ساعات خود را تنظیم کنید.

اگر مشتریان شما مانند مشتریان من می باشند، آن ها تاجران متخصص و هیجان زده ای می باشند. شگفت آور است. شما می خواهید با افرادی کار کنید که به درستی در کارهای خود سرمایه گذاری می کنند. اما این مورد نیز می تواند به معنای تغییر درخواست های شان در ساعت 11:59 شب در روز شنبه (آخر هفته در کشورهای اروپایی و آمریکایی) باشد و یا در طول تعطیلات کریسمس.

 

به یاد داشته باشید: شما نیازی ندارید تا هر درخواستی را به محض این که دریافت می شود، با خود و شرایط و قرارداد تان مطابقت دهید. هر تجارتی دارای ساعات کاری مخصوص به خود می باشد و ساعات کاری شما نیز نباید تفاوتی داشته باشد- حتی اگر شما یک طراح سایت مستقل می باشید.

درباره دسترس بودن تان در طول پروژه طراحی سایت از همان روز اول واضح و شفاف صحبت کنید. ساعات کاری خود را در قرارداد مقرر نمایید. این زمان شما است. از این رو اجازه ندهید کار بر زندگی شخصی تان پیشی بگیرید.

هم چنین، تنها اطمینان حاصل کنید که اگر می خواهید برای چند روزی به تعطیلات بروید و در دسترس نباشید، به مشتریان این امر را اطلاع می دهید.

 

 

با مشتریان خود محترمانه برخورد کنید.

تمامی این توصیه ها برای هر دو جانب یعنی شما و مشتریان می باشد- شما باید با مشتریان خود همانند آن ها محترمانه رفتار کنید. یک مشتری خوشحال می تواند همکاری بیشتری داشته باشد، برخی موارد را نادیده بگیرد و درک بالایی داشته باشد و هم چنین از همه مهم تر دوباره به سمت شما باز خواهد گشت. همه آن ها نام شما را بر سر زبان ها می اندازند و درباره شما با دوستان شان صحبت می کنند.

 

مشتریانی را بیایید که باعث لبخند و شادی شما می شوند.

به یاد داشته باشید که شما مشتریان خود را انتخاب می کنید.

به جای جنگیدن با مشتری که به شما استرس می دهد، زمان و تلاش خود را صرف یافتن مشتری کنید که خنده روی لبتان می آورد. یک مشتری خوب می تواند دوست خوبی هم باشد- هم می تواند منبعی درآمد برای سال های سال شما باشد. حتی اگر آن ها اندکی با سرعت کمتری نسبت به مشتری دیگری پرداخت هایی را انجام می دهند، باز هم آرامش ذهنی شما بسیار ارزش دارد.

آیا تا به حال روابطی را با مشتریان خود داشته اید که به تلخی ختم شود؟ چگونه با این شرایط کنار آمدید؟ آیا شما هم اکنون از مشکلات همیشگی و یکسان در شغل خود جلوگیری به عمل می آورید؟

سوالات متداول ( 3 ) سوال مطرح شده
  • آیا برای طراحی سایت های مختلف باید قراردادهای مختلفی بست؟

    در تمام قراردادها بخش هایی ثابت وجود دارند که معمولا تغییر پیدا نمی کنند ولی در بخشی دیگر بنا به موضوع سایت و قابلیت هایی که قرار است در سایت وجود داشته باشد نیز متغیر است.

  • آیا قرارداد سئو و طراحی سایت را با هم ادغام نماییم؟

    اشکالی وجود ندارد. اگر تمامی بخش ها و نیازها در قرارداد شفاف سازی شده باشد میتوانید هر 2 کار را در یک قرار داد بیاورید. البته توصیه می شود که در 2 قرار داد جداگانه چنین اتفاقی بیافتد.

  • معمولا نحوه گرفتن وجه در قرارداد چگونه بیان می شود؟

    شما میتوانید بنا به نیاز خودتان و یا حتی حرفه ای بودنتان این بخش را تغییر دهید. عموما یک مبلغی به عنوان پیش پرداخت و سپس زمانی که پروژه به 70 درصد رسید مبلغی دیگر گرفته می شود و مبلغ نهایی زمانی که پروژه کاملا انجام شد و مراحل تست و ازمایش آن نیز به اتمام رسید.

ثبت نظر ( 0 ) نظر ثبت شده
برای ثبت نظر ابتدا وارد حساب کاربری خود شوید و یا ثبت نام نمایید...

آموزش های مرتبط با مقاله